Was kostet Individualsoftware? Eine transparente Übersicht
Was kostet es, Software individuell entwickeln zu lassen? Übliche Kostenrahmen und ab wann sich Individualsoftware gegenüber einem Abo rechnet.
Was kostet eine individuelle Software? Die ehrliche Antwort: irgendwo zwischen einem Kleinwagen und einem Einfamilienhaus. In diesem Beitrag zeige ich dir, wovon das abhängt, welche Kostenrahmen üblich sind und ab wann sich eine Eigenentwicklung gegenüber einem Abo rechnet.
Warum Individualsoftware?
Standardsoftware ist oft die richtige Wahl. Individualsoftware lohnt sich, wenn
- ein Kernprozess deines Unternehmens von keiner Standardlösung abgebildet wird,
- die Lizenzkosten mit jedem zusätzlichen Benutzer weiter steigen,
- deine Software mit eigenen Systemen sprechen muss, für die es keine fertige Schnittstelle gibt.
Faktoren, die die Kosten für Individualsoftware beeinflussen
1. Funktionsumfang und Komplexität
Der Funktionsumfang ist der größte Kostenfaktor. Eine Anwendung zur Verwaltung von Kundendaten kostet einen Bruchteil einer ERP-Lösung, die mehrere Abteilungen verbindet und Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführt.
2. Technologie und Plattformen
Jede zusätzliche Plattform kostet. Eine Webanwendung, die im Browser auf allen Geräten läuft, ist meist günstiger als eigene Apps für Android und iOS.
3. Entwicklungszeit und Stundensätze
Abgerechnet wird zum Fixpreis oder nach Aufwand.
Fixpreis heißt: Umfang und Kosten stehen vorher fest, du kannst sicher planen. Bei großen Vorhaben ist der gesamte Aufwand am Anfang aber schwer abzuschätzen. Deshalb teilen wir große Projekte in Pakete (Meilensteine), jedes mit eigenem Fixpreis. So bleibt jeder Schritt planbar, und was unterwegs klar wird, fließt ins nächste Paket ein.
Abrechnung nach Aufwand ist flexibler: Änderungen lassen sich ohne neuen Vertrag umsetzen. Dafür stehen die Kosten erst am Ende fest. Das passt, wenn sich die Anforderungen erst im Projekt klären.
In der Regel verlangen Software-Agenturen oder Dienstleister im deutschsprachigen Raum mit erfahrenen Teams einen Stundensatz von 120 bis 200 Euro.
4. Integration in bestehende Systeme
Jede Schnittstelle zu einem bestehenden System muss gebaut, getestet und später gewartet werden. Dasselbe gilt für die Übernahme von Daten aus einer Altsoftware.
5. Design und Benutzererfahrung (UX/UI)
Software, die niemand gern bedient, wird nicht genutzt. Gutes Design und Tests mit echten Benutzern kosten Zeit, sparen später aber Schulung und Support. Design und Entwicklung arbeiten bei uns eng zusammen, Designer holen wir bei Bedarf aus unserem Netzwerk dazu.
6. Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung
Der am häufigsten unterschätzte Faktor. Eine Webanwendung braucht Server oder Cloud-Infrastruktur, Updates, Backups und Monitoring, dazu Fehlerbehebungen und Anpassungen an neue Anforderungen. Als Faustregel gilt: Rechne pro Jahr mit rund 15–20 % der ursprünglichen Entwicklungskosten.
Beispielhafte Kostenrahmen für Individualsoftware
Grobe Marktwerte zur Orientierung:
- Kleine App oder einfache Webanwendung: 5.000–20.000 Euro
- Mittelgroße Unternehmenslösung (z. B. CRM oder ERP): 20.000–150.000 Euro
- Komplexe Unternehmenssoftware (z. B. mit umfassender Datenintegration und besonderen Sicherheitsanforderungen): 150.000–500.000 Euro und mehr
Ist Individualsoftware die Investition wert?
Das hängt davon ab, was die Alternative kostet. Eine Standardsoftware verlangt meist eine monatliche Gebühr pro Benutzer, und das über Jahre. Eine Eigenentwicklung kostet am Anfang mehr, danach fallen nur noch Betrieb und Wartung an. Ab einer bestimmten Nutzerzahl und Laufzeit kreuzen sich die beiden Kurven.
Ein vereinfachtes Rechenbeispiel
Individualsoftware
400 Stunden zu 120 Euro ergeben 48.000 Euro Entwicklungskosten. Dazu kommen Betrieb und Wartung mit 15 % pro Jahr, also 7.200 Euro jährlich. Über vier Jahre sind das 76.800 Euro.
Standardsoftware im Abo
29 Euro pro Benutzer und Monat bei 40 Benutzern und 48 Monaten Laufzeit ergeben 55.680 Euro.
Was das bedeutet
Bei 40 Benutzern ist das Abo über vier Jahre günstiger. Die Eigenentwicklung rechnet sich in diesem Beispiel ab rund 55 Benutzern, bei fünf Jahren Laufzeit schon ab rund 48. Und das ist nur der Preis: Bildet eine Standardsoftware deinen Prozess gar nicht ab, stellt sich die Frage anders.
Fazit
Die Kosten einer Individualsoftware treiben vor allem drei Dinge: der Funktionsumfang, die Zahl der Schnittstellen und der laufende Betrieb. Ob sie sich rechnet, entscheiden die Lizenzkosten der Alternative über die Jahre und die Frage, ob eine Standardlösung deinen Prozess überhaupt abbildet.
Eine belastbare Zahl für dein Vorhaben kommt nicht aus einer Tabelle, sondern aus einem geklärten Umfang. Genau dafür gibt es den Discovery Sprint.
Ein ähnliches Projekt im Kopf?
In einem unverbindlichen Erstgespräch schauen wir uns deine Ausgangslage an und sagen dir, was realistisch ist und wie der nächste Schritt aussieht.
// über den autor
Alexander J. Gassner, MSc
Gründer und Geschäftsführer von agsolutions, seit über 15 Jahren in der Software-Entwicklung (MSc Software Engineering, FH Hagenberg). Entwickelt und betreibt geschäftskritische Software von der Anforderung bis zum Betrieb: Kotlin, Spring Boot und React im Code, Kubernetes, Pulumi und GitOps im Betrieb, als Exoscale Certified Solution Architect.
